会議管理
- 決定事項をタスクに決定事項に担当者と完了予定日を直接割り当て、散会後も担当が明確
- 完了まで追跡回答、完了、確認、差し戻しがすべて記録され、経過を確認しやすい
- 正式な議事録公開時に版数付きの PDF を作成し、争いになったときは各版を確認できる
- オンラインでの出席確認と署名出席者はスマートフォンで出席確認と署名ができ、出席簿をスキャンして保管する必要がない
- 通知とリマインド公開後に対応すべき人へ通知し、期限の前後にもリマインドが届く
課題・解決・効果
決定事項が文章に埋もれ、後から誰の担当か分からない
決定事項をそのまま指示事項として登録し、担当者を割り当てて完了予定日を設定する
散会時点で各決定事項の担当者と期限が決まり、完了の進み具合を把握できる
毎回レイアウトを整え直し、まとめる人が替わると体裁が変わる
案件ごとに会議テンプレートを作成し、内容の書式と基本情報をそろえる
誰がまとめても書式が同じで、時間をレイアウトではなく内容に使える
議事録の配布後に修正され、どれが最終版か分からない
公開時に PDF を作成し、内容が変わると旧版も保持する
争いになったときは各版をダウンロードでき、変更した人と日時も確認できる
出席簿の所在が分からず、出席の証明にはまず紙を探す必要がある
出席者はスマートフォンで出席確認と署名ができ、未署名の人も分かる
出席と署名をそのまま確認でき、別途スキャンして保管する必要がない
指示後はチャットアプリで催促するしかなく、催促の有無も記録に残らない
やり取りを時系列で記録し、指示事項の期限の前後に担当者へリマインドする
やり取りの日時がすべて記録に残り、1 人ずつ催促する負担を減らせる
主な機能
決定事項をタスクに
決定事項をそのまま指示事項として登録し、1 人または複数人に割り当てて、完了予定日を設定できます。
完了まで追跡
割り当て、回答、完了、確認、差し戻しが時系列で記録され、各会議の指示事項の完了の進み具合を把握できます。
会議テンプレート
案件ごとに会議テンプレートを作成して議事録の書式をそろえ、レイアウトにかかる時間を節約できます。
正式な議事録の各版を保存
公開時に議事録の PDF を作成し、内容が変わった場合は旧版を残すため、争いになったときも版ごとに確認できます。
PDF のレイアウト設定
透かし、ヘッダー・フッター、ページ番号を会社や案件ごとに設定でき、議事録をそのまま正式な文書として出せます。
オンラインでの出席確認と署名
出席確認と署名はその会議と一緒に保存されるため、紙をスキャンして保管する必要がありません。
スマートフォンでの閲覧
出席者はいつでもスマートフォンで会議、添付ファイル、指示事項、各版の PDF を確認できます。
通知とリマインド
会議の公開後に対応すべき人へ通知し、指示事項の期限の前後にもリマインドが届くため、人による催促を減らせます。
指示事項の検索・書き出し・集計
参加した会議の指示事項をまとめて検索して書き出せ、状態、会議の種類、部署ごとに集計して、止まっている事項を見つけられます。
公開後の会議の取り消し
公開済みの会議は削除できず、取り消すときは理由を記録して関係者に通知するため、記録が完全に残ります。
従来の方法との比較
出席確認・署名・議事録・添付ファイルを同じ会議に集約し、別途スキャンして保管する必要がない
指示・回答・差し戻しに担当者と日時を記録し、回答の有無を確認できる
そのまま出せる正式な議事録 PDF を作成し、単なるメモではない
公開済みの会議は削除できず、内容が変わると版が増え、変更を確認できる
こんな方に
現場所長・プロジェクトマネージャー
工務会議や調整会議の決定事項を、最後まで追跡できます。
工事監理者・プロジェクト管理チーム
議事録を正式な文書として出せ、後から検証されても耐えられます。
品質管理・監査
誰が出席し、誰が署名し、決定事項を誰が実行し、いつ完了したかを説明できます。
複数の部署を管理する責任者
指示事項の集計から、参加した会議のうち止まっている決定事項と、催促すべき部署が分かります。
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